Mentem hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de specifieke wet- en regelgeving die geldt voor de gezondheidszorg, waaronder de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Mentem B.V.

Gevestigd te: Almere

KvK-nummer: 99600579

E-mail: info@mentem.nl 

Telefoon: 085-0603883

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die u afneemt en het contact dat u met ons heeft, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contact- en identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.
• Administratieve gegevens: gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling, en (indien van toepassing) gegevens van uw werkgever, verwijzer of verzekeraar.
• Gezondheidsgegevens: gegevens over uw psychische en lichamelijke gezondheid, klachten, hulpvraag, behandeling en voortgang. Deze gegevens leggen wij vast in een dossier.
• Gegevens die u zelf verstrekt: informatie die u aan ons doorgeeft via formulieren op de website, per e-mail, telefonisch of tijdens een afspraak.
• Technische gegevens: gegevens over uw bezoek aan onze website, zoals beschreven in het cookiebeleid (zie artikel 8).

3. Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

Omdat Mentem psychologische hulp en zorg verleent, verwerken wij gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, die extra bescherming genieten.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de zorg of dienstverlening. De grondslag hiervoor is artikel 9 lid 2 sub h AVG (verwerking ten behoeve van gezondheidszorg) in combinatie met de geheimhoudingsplicht van onze zorgverleners, of uw uitdrukkelijke toestemming. Onze medewerkers en hulpverleners hebben een beroepsgeheim en gaan vertrouwelijk met deze gegevens om.

4. Met welk doel en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende wettelijke grondslagen:

Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd, tenzij wij u daarover vooraf informeren en, waar vereist, uw toestemming vragen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

• Medische en behandelgegevens: wij bewaren deze gegevens conform de wettelijke bewaarplicht uit de WGBO, te weten 20 jaar na het einde van de behandeling, of zoveel langer als redelijkerwijs uit goed hulpverlenerschap voortvloeit.
• Financiële en administratieve gegevens: deze bewaren wij 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Contactgegevens en correspondentie zonder behandelrelatie: deze bewaren wij niet langer dan noodzakelijk, in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste contact.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of vernietigd.

6. Delen wij uw gegevens met derden?

Mentem deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen gegevens delen met:

• Verwerkers die in onze opdracht gegevens verwerken, zoals onze ICT-leverancier, hostingpartij, het aanbieder van ons (dossier)softwaresysteem en onze administratie- of boekhoudpartij. Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
• Andere zorgverleners of verwijzers, uitsluitend met uw toestemming of wanneer dit noodzakelijk is voor uw behandeling.
• Uw werkgever, verzekeraar of opdrachtgever, uitsluitend voor zover dit is afgesproken en wettelijk is toegestaan. Inhoudelijke (medische) gegevens delen wij niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
• Bevoegde instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij streven ernaar uw gegevens zo veel mogelijk binnen de EER te verwerken. Voor onze website maken wij gebruik van diensten van Google (Google Analytics, Google Ads en Google Tag Manager). Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt buiten de EER, waaronder in de Verenigde Staten. Wij zorgen ervoor dat dit gebeurt op basis van passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

• Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken en om uw cookievoorkeuren te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies gebruiken wij om het gebruik van de website te meten en te verbeteren (Google Analytics). Wij plaatsen deze met uw toestemming.
• Marketing- en trackingcookies gebruiken wij om advertenties te richten en de resultaten van onze campagnes te meten (Google Ads/remarketing). Deze plaatsen wij uitsluitend met uw toestemming.

Voor het beheren van deze cookies maken wij gebruik van Google Tag Manager. U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser. Een volledig overzicht van de gebruikte cookies vindt u in ons cookiebeleid.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Mentem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige toegang. Denk hierbij aan beveiligde verbindingen (TLS/SSL), toegangsbeperkingen, autorisatiebeheer, versleuteling waar passend, en geheimhoudingsafspraken met medewerkers. Wij evalueren deze maatregelen regelmatig en stellen ze waar nodig bij.

10. Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u mag onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: u mag in bepaalde gevallen verzoeken uw gegevens te wissen. Voor medische dossiers geldt de wettelijke bewaarplicht (zie artikel 5), waardoor verwijdering niet altijd mogelijk is.
• Recht op beperking: u mag verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u mag uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Recht van bezwaar: u mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op uw toestemming berust, mag u deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

U kunt een verzoek indienen via info@mentem.nl. Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij zeker weten dat het verzoek van u afkomstig is. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.

11. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Mentem kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wijzigingen in wet- of regelgeving, of in onze dienstverlening, daartoe aanleiding geven. De meest recente versie publiceren wij altijd op onze website. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

Mentem 

E-mail: info@mentem.nl 

Telefoon: 085-0603883

E-mail: info@mentem.nl